Underhåll i världsklass!

För att skapa ett underhåll i världsklass måste alla delar i organisationen uppnå världsklass, alltifrån ledningen till utförandet. Hur gör vi för att komma dit och vilka delar är extra viktiga att fokusera på?

I denna blogg tänkte jag utveckla begreppet och ge min bild av vägen dit och vilka framgångsfaktorer som är extra viktiga att beakta. Det finns kanske andra som tycker och tänker annorlunda och det vore spännande om vi kunde skapa en dialog kring dessa frågor.

Skapa en vision

Det första steget som vi bör ta på vägen för att uppnå ett underhåll i världsklass är att fundera ut vart vi är på väg någonstans och vad vill vi uppnå.

Vi kallar detta en vision och den ska formuleras som ett ouppnåbart mål, mer som en långsiktig strävan än ett mål att nå. Den måste vara enkel att förstå, lätt att ta till sig och något som alla kan samlas kring.

För att förtydliga vikten av visionen tar jag exemplet om Alice (i underlandet) när hon möter Kanin vid ett vägskäl:

Alice: "Kanin, kan du berätta vilken väg jag bör ta?"

Kanin: "Det beror på vart du ska någonstans."

Alice: "Tja, det spelar egentligen inte så stor roll."

Kanin: "Då spelar det ingen roll vilken väg du tar."

Se därför visionen som en vägvisare som förtydligar vart vi ska någonstans. Därför är det även viktigt att den är så tydlig som möjligt.

Vissa har just begreppet "Underhåll i världsklass" som sin vision och visst är det både klatschigt och något att samlas kring. Dock måste vi definiera vad ett underhåll i världsklass innebär för att den ska bli tydlig.

En mindre klatschig, men betydligt tydligare vision kan vara: "Vi ska bara ha planerade underhållsrelaterade stopp i våra mest kritiska utrustningar för att leverera driftsäkerhet på ett säkert sätt".

Vi inser snabbt att detta är ouppnåeligt, en utopi, men vi har tydligt definierat vad vi strävar mot. Det går även bra att bryta ned denna formulering i ett antal mål.

Sätt målen

Ett mål ska vara vad vi kallar "SMART", det vill säga:

• Specifikt
• Mätbart
• Accepterat
• Realistiskt
• Tidsatt

Ett sådant mål skulle kunna formuleras: "Under 2021 ska vi uppnå XX% teknisk tillgänglighet till en kostnad på X kSEK". Vi har tydligt definierat vad vi vill uppnå, när målet ska vara uppfyllt och till vilken kostnad.

Att ta med kostnaden är viktigt för att det ska bli både accepterat (från ledningens perspektiv) och samtidigt vara realistiskt, det får inte kosta mer än det smakar.

För att koppla ihop målen med det dagliga arbetet så måste de brytas ner i mer lätthanterliga delmål och för varje sådant skapar vi sedan olika aktiviteter.

Välj ut strategier

Vilka aktiviteter som är mest tillämpliga definieras av de strategier vi väljer avseende vad vi ska göra, vem som ska göra det och när det ska ske.

En viktig del i strategiarbetet är att utföra riskanalyser, d.v.s. värdera sannolikheten och konsekvensen för ett haveri. Hur troligt är det att ett haveri uppstår och vilka effekter/konsekvenser skulle det medföra?

Sannolikheten är lite klurig att få fram och baseras ofta på erfarenheter, vi gör antaganden. Konsekvensen är däremot lättare att definiera eftersom vi ofta vet vad ett haveri medför avseende kostnader och bristkostnader, olyckor, miljöpåverkan etc.

Risktalet (sannolikhet multiplicerat med konsekvens) ger oss en indikation på vad vi bör prioritera och vilken underhållsstrategi vi bör använda på vilken utrustning, förebyggande eller avhjälpande underhåll.

Jag har vid upprepade tillfällen stött på beslutsfattare som tror att ett förebyggande underhåll är den enda strategin för alla utrustningar. Detta är varken optimalt eller speciellt kostnadseffektivt.

På kritisk utrustning bör vi tillämpa ett tillståndsbaserat och/eller förutbestämt underhåll medan vi kan tillåta ett haveri i en "icke-kritisk" utrustning. Vi bör därför skapa en bra blandning av olika underhållsstrategier och inte vara rädda att köra till haveri om det är befogat.

En annan viktig fråga är om vi ska utföra underhållet själva, köpa in delar av det (partnerskap) eller låta en extern leverantör göra det åt (outsourcing)?

Skapa en aktivitetslista

Nu vet vi både vilka aktiviteter som ska göras, på vilket sätt och vem som ska göra dem. Nästa fråga att svara på är när de bör/ska utföras.

Det lättaste svaret är att "det beror på". Här måste vi ta hänsyn till beläggningsgraden och göra en avvägning mellan driftsäkerheten och produktionen. Detta gör vi i samverkan med driften/produktionen, när är det mest optimalt att vi utför underhåll med minsta störning?

Alla aktiviteter samlas ihop till en aktivitetslista där vi anger vem som är ansvarig, vilken prioritet aktiviteten har och när den ska utföras samt vara färdig. Vanligen gör vi detta i ett underhållsystem så att det blir lättare att planera, utföra och följa upp.

När vi väl har satt visionen, brutit ned den i olika mål och delmål samt sammanställt aktiviteterna i en lista kan vi sätta samman organisationen.

Torsten Ekström

Vd för Svenskt Underhåll AB och European Expert in Maintenance Management